Office Administration Receptionist Job Responsibilities:

• Serves visitors by greeting, welcoming, and directing them appropriately.
• Notifies company personnel of visitor arrival.
• Informs visitors by answering or referring inquiries.
• Maintains security by following procedures, monitoring logbook, and issuing visitor badges.
• Keeps a safe and clean reception area by complying with procedures, rules, and regulations.
• Supports continuity among work teams by documenting and communicating actions, irregularities, and continuing needs.
• Contributes to team effort by accomplishing related results as needed.
• Answer the phone and direct appropriately
• Duties and Responsibilities

The opportunity

We are seeking a dynamic and professional individual to fill the position of Administrative Assistant/Receptionist for our downtown Montreal office. The incumbent will work in collaboration with the professionals of the Montreal branch and clients. This position has a key role in the organization of the office

What you will do
You will greet visitors and notify them of their arrival

As an office assistant/receptionist, you handle administration responsibilities and oversee activities at the front desk. Your duties may require you to greet visitors, answer phone calls, schedule meetings and appointments, coordinate mail flow, accept payments from customers and clients, maintain and organize files, respond to emails, perform bookkeeping tasks, order supplies, and prepare drinks and food for the staff. You may also assist your supervisor or company boss with anything they need. Your exact responsibilities vary depending on the business. An office assistant/receptionist usually works on a computer and handles multiple tasks at the same time.

• You will respond to meeting room reservation requests and employee service calls
• Manage hoteling offices including confirming office reservations, changing or cancelling reservation dates, managing the associated email box and managing conflicts in case of multiple requests
• Answer internal and external phone calls
• Scanning documents
• In collaboration with the conference center, ensure that rooms are always ready for internal and client meetings
• You will support the colleagues of the office services team in the execution of certain administrative tasks
• Program Knowledge Tracktik, Service M8, Quickbooks, and outlook

The Firm's business may sometimes require employees to work beyond the number of hours scheduled in a day or week in order to perform the tasks required to complete their work, and they agree that they are willing to meet this requirement. At the same time, employees need time to meet their personal obligations, which our approach to workplace flexibility provides.

What you bring to the role
You are fluent in French and English, both orally and in writing

• You have the ability to stay organized and manage your time and priorities
• Punctual
• Demonstrate good interpersonal skills
• Training in office automation or administration (DEP or DEC) or equivalent experience
• Program Knowledge Tracktik, Service M8, Quickbooks, and outlook
• Training on site

Assisting the service/sales team involves more duties and responsibilities than one would think. We conducted analysis of several Service/Sales Administrator job descriptions to procure the following list of Service/Sales Administrator duties and responsibilities.

Maintain an Accurate Database of Customer and Prospect Information

Receivables/invoicing

Sales Administrators have to be tech-savvy, as one of their duties is to develop and maintain a database that contains all of the important information for both current and prospective customers. Maintaining the accuracy of this database is crucial for an efficient delivery process.

Process Paperwork

The Salesperson Service department generates a sale, and it is the Sales Administrator who actually puts that sale through in the company system. This usually involves entering data into a computer, and can also include filing paper orders.

Communicate with Customers

The role of Sales Administrator involves some customer service. If a customer has an issue with the delivery of the product, it is the Sales Administrator who takes the call and fixes the issue.

Update Sales Figures

After Sales Administrators process the sales of a given day, they update the company-wide sales figures to reflect these numbers. This requires advanced knowledge of spreadsheet software.

Prepare and Present Reports

Sales Administrators are the ones in the office who tend to know the numbers the best, so it is their responsibility to analyze sales figures and present these findings to their management staff.

Receptionist Qualifications / Skills:

• Telephone Skills
• Verbal Communication
• Listening
• Professionalism
• Customer Focus
• Organization
• Informing Others
• Handles Pressure
• Supply Management

Education, Experience, and Licensing Requirements:

• University/college degree is an asset
• Familiarity with phone systems
• Previous experience with Microsoft Office software preferred

Quel est le travail d'un assistant de bureau/réceptionniste ?
En tant qu'assistant de bureau/réceptionniste, vous assumez des responsabilités administratives et supervisez les activités de la réception. Vos fonctions peuvent vous amener à accueillir les visiteurs, à répondre aux appels téléphoniques, à planifier des réunions et des rendez-vous, à coordonner le flux de courrier, à accepter les paiements des clients, à tenir et à organiser des dossiers, à répondre aux courriels, à effectuer des tâches comptables, à commander des fournitures et à préparer des boissons et de la nourriture pour le personnel. Vous pouvez également aider votre superviseur ou le chef d'entreprise pour tout ce dont il a besoin. Vos responsabilités exactes varient en fonction de l'entreprise. Un assistant de bureau/réceptionniste travaille généralement sur un ordinateur et traite plusieurs tâches en même temps.

L'opportunité

Nous sommes à la recherche d'une personne dynamique et professionnelle pour combler le poste d'adjoint administratif/réceptionniste pour notre bureau du centre-ville de Montréal. Le titulaire du poste travaillera en collaboration avec les professionnels de la succursale de Montréal et les clients. Ce poste a un rôle clé dans l'organisation du bureau.

Ce que vous ferez

Vous accueillerez les visiteurs et les informerez de leur arrivée.
Vous répondrez aux demandes de réservation de salles de réunion et aux appels de service des employés
Gérer les bureaux d'hôtellerie, notamment confirmer les réservations de bureaux, modifier ou annuler les dates de réservation, gérer la boîte de courriel associée et gérer les conflits en cas de demandes multiples
Répondre aux appels téléphoniques internes et externes
Scanner des documents
En collaboration avec le centre de conférence, s'assurer que les salles sont toujours prêtes pour les réunions internes et celles des clients
Vous soutiendrez les collègues de l'équipe des services de bureau dans l'exécution de certaines tâches administratives.
Vous apporterez également un soutien ponctuel à l'équipe administrative
Vous apporterez également un soutien ponctuel à l'équipe administrative
Assurer le suivi du stationnement des employés
L'activité du cabinet peut parfois exiger des employés qu'ils travaillent au-delà du nombre d'heures prévues dans une journée ou une semaine afin d'effectuer les tâches nécessaires à l'accomplissement de leur travail, et ils conviennent qu'ils sont prêts à répondre à cette exigence. En même temps, les employés ont besoin de temps pour remplir leurs obligations personnelles, ce que notre approche de la flexibilité du lieu de travail leur permet.

Ce que vous apportez à ce poste

Vous parlez couramment le français et l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Vous êtes capable de rester organisé et de gérer votre temps et vos priorités.
Vous connaissez la suite Microsoft Office, en particulier Outlook, Word et Excel.
Ponctuel(le)
Vous faites preuve de bonnes aptitudes interpersonnelles
Formation en bureautique ou en administration (DEP ou DEC)

Apprentissage en travaillant

Fonctions et responsabilités de l'administrateur des ventes
Assister l'équipe de vente implique plus de tâches et de responsabilités qu'on ne le pense. Nous avons effectué une analyse de plusieurs descriptions de poste d'administrateur des ventes pour obtenir la liste suivante des tâches et responsabilités de l'administrateur des ventes.

Maintenir une base de données précise d'informations sur les clients et les prospects

Les administrateurs des ventes doivent être férus de technologie, car l'une de leurs tâches est de développer et de maintenir une base de données contenant toutes les informations importantes pour les clients actuels et potentiels. Le maintien de l'exactitude de cette base de données est crucial pour un processus de livraison efficace.

Traiter la paperasse

Le vendeur génère une vente, et c'est l'administrateur des ventes qui fait réellement passer cette vente dans le système de l'entreprise. Cela implique généralement la saisie de données dans un ordinateur et peut également inclure le dépôt de commandes papier.

Communiquer avec les clients

Le rôle d'administrateur des ventes implique un certain service à la clientèle. Si un client a un problème avec la livraison du produit, c'est l'administrateur des ventes qui prend l'appel et résout le problème.

Mettre à jour les chiffres de vente

Une fois que les administrateurs des ventes ont traité les ventes d'un jour donné, ils mettent à jour les chiffres des ventes à l'échelle de l'entreprise pour refléter ces chiffres. Cela nécessite une connaissance avancée des tableurs.

Préparer et présenter des rapports

Les administrateurs des ventes sont ceux du bureau qui ont tendance à connaître le mieux les chiffres, il est donc de leur responsabilité d'analyser les chiffres des ventes et de présenter ces résultats à leur personnel de direction.

Job Type: Full-time

Salary: $18.00-$23.00 per hour

Schedule:

• Day shift
• Monday to Friday

Application question(s):

• Are you currently located in or near montreal and ready to begin working in the next two weeks?

Education:

• DCS / DEC (preferred)

Experience:

• receptionist: 1 year (preferred)
• Accounts receivable: 1 year (preferred)
• Dispatching: 1 year (preferred)
• scheduling: 1 year (preferred)
• administrative assistant: 1 year (preferred)

Language:

• French (preferred)

Work Location: One location

Please Note :
www.beautifulbirth.co is the go-to platform for job seekers looking for the best job postings from around the web. With a focus on quality, the platform guarantees that all job postings are from reliable sources and are up-to-date. It also offers a variety of tools to help users find the perfect job for them, such as searching by location and filtering by industry. Furthermore, www.beautifulbirth.co provides helpful resources like resume tips and career advice to give job seekers an edge in their search. With its commitment to quality and user-friendliness, Site.com is the ideal place to find your next job.