**English/French Essential/Essentielle. Le français suit.**

Position Overview

The Executive Assistant is a resourceful problem-solver who is upbeat, energetic, and always willing to support the Executive Director and the Connexions team. The Executive Assistant has excellent communication and organizational skills. He or she treats clients, staff, partners and volunteers with respect and is attentive, polite, and professional whether it’s on the phone, via e-mail, or in-person.

The knowledge, skills and competencies required to be successful in this role are identified below.

Skills Requirements:

Knowledge

• A DEC in Office Administration or another relevant area of study. Applicants with a DEP in Secretarial Studies and experience or with extensive experience and no formal education may be considered.
• At least one year of experience in a similar position.
• Advanced knowledge of Microsoft Office software such as Excel, Word, and PowerPoint as well as some knowledge of Airtable, Dropbox, MailChimp, or WordPress.
• Basic knowledge of bookkeeping.
• Knowledge of the health and services sector is considered an asset.

Skills

• Organization
• Administration
• Time management and priority setting
• Detail-oriented
• Filing and data-entry
• Interpersonal skills
• Verbal and written communication skills in both English and French

Competencies

• Resourcefulness
• Adaptability
• Teamwork
• Communicative
• Positive attitude
• Autonomy

Specific Roles and Responsibilities

• Provide support for the preparation of reports, project applications, evaluations, meeting minutes, etc.
• Handle office tasks, such a filing, setting-up meetings, and ordering supplies.
• Screen all incoming phone calls and emails and direct as appropriate.
• Provide technical support for virtualevents.
• Provide real-time scheduling support by booking meetings, appointments and preventing conflicts.
• Reserve locations and catering for events.
• Maintain and coordinate lists of registrations for events.
• Compile and summarize participant evaluation forms and add new Members to our MailChimp account.
• Order materials, create information kits and prepare mailouts for workshops, information sessions, Forums, videoconference sessions, etc.
• Maintain, coordinate, and order office supplies.
• Maintain and update the documentation library.
• Maintain and update lists such as promotional materials, documentation, inquiries, list of contacts, directories, office equipment, etc.
• Maintain and update files (electronic and hard copies).
• Manage the general paper and electronic mail.
• Maintain office equipment.
• Develop and update administrative systems to make the office more efficient.
• Process staff expense claim forms.
• Process supplier invoices.
• Liaise with staff, contractors, and external stakeholders.
• Provide regular activity reports to the Executive Director.
• Attend external meetings on occasion; and
• Other related dutiesand functions as identified by the Executive Director.

About the Work

Hours of work

35 hours per week from Monday to Friday (full-time).

Remuneration

Salary range is between $41,800.00 and $64,735.00 per year, depending on level of experience and education, as per Connexions’ salary scale and remuneration policy.

Location of work

67, rue du Couvent, Gatineau (Aylmer Sector), QC, J9H 6A2 (free parking available)

Benefits

Connexions’ offers a generous benefits package following a 3-month probation period, which includes a cost-shared health insurance.

About Connexions

Mission

Connexions Resource Centre is a not-for-profit community organization whose mission is to serve and promote the health, well-being, and vitality of the English-speaking population of the Outaouais.

Vision

To be a recognized leader at creating connections to enrich the health, vitality, and well-being of the English-speaking community.

Mandate

Connexions responds to the health and social service needs of the Outaouais English-speaking community by providing information and referrals, developing, and offering health promotion programs and activities and collaborating with public and community partners to improve access to services.

Values

Integrity, respect, inclusiveness, innovation

Connexions Resource Centre adheres to principles of equity in employment. All qualified candidates are encouraged to apply.

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Aperçu du poste

L'assistant(e) de direction est un(e) solutionneur(se) de problèmes plein de ressources, optimiste, énergique et toujours prêt(e) à soutenir le directeur exécutif et l'équipe de Connexions. L'assistant(e) de direction possède d'excellentes compétences en communication et en organisation. Il ou elle traite les clients, le personnel, les partenaires et les bénévoles avec respect et est attentif, poli et professionnel, que ce soit au téléphone, par courriel ou en personne.

Les connaissances, aptitudes et compétences requises pour réussir dans ce rôle sont identifiées ci-dessous.

Compétences requises :

Connaissances

• Un DEC en administration de bureau ou un autre domaine d'études pertinent. Les candidats ayant un DEP en secrétariat et de l'expérience ou ayant une vaste expérience et aucune formation peuvent être considérés.
• Au moins un an d'expérience dans un poste similaire.
• Connaissance avancée des logiciels Microsoft Office tels qu'Excel, Word et PowerPoint ainsi qu'une certaine connaissance d'Airtable, Dropbox, MailChimp ou WordPress.
• Connaissance de base de la comptabilité.
• La connaissance du secteur de la santé et des services est considérée comme un atout.

Compétences

• Organisation
• Administration
• Gestion du temps et établissement des priorités
• Souci du détail
• Classement et saisie de données
• Compétences interpersonnelles
• Compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français.

Compétences

• Débrouillardise
• Capacité d'adaptation
• Travail d'équipe
• Capacité de communication
• Attitude positive
• Autonomie

Rôles et responsabilités spécifiques

• Fournir un soutien pour la préparation de rapports, de demandes de projets, d'évaluations, de comptes rendus de réunions, etc.
• Effectuer des tâches de bureau, telles que le classement, l'organisation de réunions et la commande de fournitures.
• Filtrer tous les appels téléphoniques et les courriels entrants et les diriger comme il convient.
• Fournir un soutien technique pour les événements virtuels.
• Fournir un soutien à la planification en temps réel en réservant des réunions, des rendez-vous et en prévenant les conflits.
• Réserver les lieux et les services de traiteur pour les événements.
• Tenir à jour et coordonner les listes d'inscriptions aux événements.
• Compiler et résumer les formulaires d'évaluation des participants et ajouter les nouveaux membres à notre compte MailChimp.
• Commander le matériel, créer des kits d'information et préparer les envois postaux pour les ateliers, les séances d'information, les forums, les séances de vidéoconférence, etc.
• Maintenir, coordonner et commander les fournitures de bureau.
• Maintenir et mettre à jour la bibliothèque de documentation.
• Maintenir et mettre à jour des listes telles que le matériel promotionnel, la documentation, les demandes de renseignements, la liste des contacts, les annuaires, le matériel de bureau, etc.
• Maintenir et mettre à jour les fichiers (électroniques et papier).
• Gérer le courrier papier et électronique général.
• Entretenir les équipements de bureau.
• Développer et mettre à jour des systèmes administratifs pour rendre le bureau plus efficace.
• Traiter les formulaires de demande de remboursement des frais du personnel.
• Traiter les factures des fournisseurs.
• Assurer la liaison avec le personnel, les contractants et les parties prenantes externes.
• Fournir des rapports d'activité réguliers au directeur exécutif.
• Participer à des réunions externes à l'occasion ; et
• Autres tâches et fonctions connexes identifiées par le directeur exécutif.

À propos du travail

Heures de travail

35 heures par semaine du lundi au vendredi (temps plein).

Rémunération

L'échelle salariale se situe entre 41 800,00 $ et 64 735,00 $ par an, selon le niveau d'expérience et d'éducation, conformément à l'échelle salariale et à la politique de rémunération de Connexions.

Lieu de travail

67, rue du Couvent, Gatineau (secteur Aylmer), QC, J9H 6A2 (stationnement gratuit disponible)

Avantages sociaux

Connexions' offre un ensemble d'avantages sociaux généreux après une période de probation de 3 mois, qui comprend une assurance maladie à frais partagés.

À propos de Connexions

Mission

Le Centre de ressources Connexions est un organisme communautaire à but non lucratif dont la mission est de servir et de promouvoir la santé, le bien-être et la vitalité de la population anglophone de l'Outaouais.

Vision

Être un chef de file reconnu dans la création de liens pour enrichir la santé, la vitalité et le bien-être de la communauté anglophone.

Mandat

Connexions répond aux besoins en matière de santé et de services sociaux de la communauté anglophone de l'Outaouais en fournissant de l'information et des références, en élaborant et en offrant des programmes et des activités de promotion de la santé et en collaborant avec des partenaires publics et communautaires pour améliorer l'accès aux services.

Valeurs

Intégrité, respect, inclusivité, innovation

Le Connexions Resource Centre adhère aux principes d'équité en matière d'emploi. Tous les candidats qualifiés sont encouragés à postuler.

Job Type: Full-time

Salary: $41,800.00-$64,735.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• Vision care

Schedule:

• 8 hour shift

Work Location: In person

Please Note :
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